1. Declarațiile fiscale sunt depuse la timp?

Primul lucru pe care trebuie sa il verifici este daca declaratiile fiscale obligatorii pentru firma ta au fost depuse.

O metoda simpla prin care poti verifica o parte dintre aceste obligatii este sa soliciti de la ANAF un Certificat de atestare fiscala.

Daca declaratiile aferente obligatiilor inscrise in vectorul fiscal au fost depuse, certificatul poate fi emis in termen de 3 zile lucratoare de la solicitare. Daca exista declaratii lipsa aferente vectorului fiscal, ANAF iti poate transmite o notificare prin care vei fi informat cu privire la declaratiile care nu au fost depuse.

Este important sa faci insa o distinctie.

Certificatul de atestare fiscala nu reprezinta o verificare exhaustiva a tuturor declaratiilor fiscale pe care firma ta trebuie sa le depuna. Acesta permite identificarea anumitor declaratii aferente obligatiilor inscrise in vectorul fiscal, insa pot exista si alte declaratii care sunt obligatorii in functie de activitatea si operatiunile firmei.

De exemplu, o companie poate avea obligatii declarative suplimentare generate de anumite tipuri de tranzactii, operatiuni cu parteneri din strainatate, salarii, achizitii sau livrari intracomunitare ori alte situatii specifice.

Mai exista un aspect important: faptul ca primesti Certificatul de atestare fiscala nu inseamna automat ca toate declaratiile au fost depuse la termen.

Certificatul iti poate confirma faptul ca anumite declaratii au fost depuse, dar nu iti confirma ca acestea au fost depuse in termenul legal.

Pentru o verificare completa, trebuie analizate separat obligatiile declarative ale firmei, perioadele pentru care acestea sunt datorate si datele efective la care au fost depuse.

De aceea, daca vrei sa verifici daca firma ta are contabilitatea si partea fiscala puse la punct, nu este suficient sa intrebi daca „declaratiile sunt depuse”. Trebuie sa verifici ce declaratii sunt obligatorii, pentru ce perioade si daca au fost depuse in termen.

2. Ai obligații fiscale restante?

O firmă poate avea declarațiile depuse corect și totuși să aibă taxe neachitate.

Verifică situația obligațiilor fiscale și compară informațiile din contabilitate cu situația disponibilă în SPV.

Trebuie să știi:

• ce taxe ai de plată;
• ce sume sunt deja achitate;
• dacă există restanțe;
• dacă există dobânzi sau penalități;
• ce termene de plată urmează.

Diferențele dintre evidența contabilă și situația fiscală trebuie investigate.

3. Balanța contabilă este verificată?

Balanța nu este doar un document pe care îl primești la final de lună/trimestru/an.

Ea poate arăta informații importante despre situația firmei.

De exemplu, poți verifica:

• soldurile conturilor;
• creanțele de la clienți;
• datoriile către furnizori;
• disponibilitățile bănești;
• taxele datorate;
• împrumuturile;
• rezultatul financiar.

Dacă anumite solduri au valori neobișnuite sau rămân neschimbate perioade lungi, acestea trebuie analizate.

4. Soldurile clienților și furnizorilor sunt corecte?

Ai clienți care apar în contabilitate ca îți sunt datori de acum doi ani, dar tu știi sigur că i-ai încasat?

Ai furnizori care apar cu solduri neachitate, deși știi că facturile respective au fost plătite?

Astfel de situații pot indica faptul că soldurile din contabilitate nu sunt reconciliate corespunzător cu situația reală a firmei.

O contabilitate corectă presupune verificarea periodică a soldurilor clienților și furnizorilor și identificarea diferențelor dintre evidența contabilă și documentele sau încasările și plățile efective.

Aceste verificări te ajută să identifici facturi înregistrate sau achitate incorect, încasări sau plăți nealocate, documente lipsă, solduri vechi sau alte diferențe care trebuie clarificate.

În cazul unei firme cu un volum mare de tranzacții, reconcilierea periodică a soldurilor devine cu atât mai importantă.

Dacă în contabilitatea firmei tale apar în mod constant clienți sau furnizori cu solduri pe care nu le recunoști, merită să verifici de unde provin aceste diferențe și dacă evidența contabilă reflectă situația reală a companiei.

5. Banca și casa sunt reconciliate?

Soldul din contabilitate trebuie să corespundă cu realitatea.

Pentru conturile bancare, trebuie verificat dacă tranzacțiile din contabilitate corespund extraselor bancare.

Pentru casierie, soldul contabil trebuie să reflecte situația reală.

Un sold de casă nerealist, poate fi un semnal că trebuie verificată situația documentelor și a operațiunilor înregistrate.

6. Ai documentele justificative pentru operațiunile din contabilitate?

Pentru operațiunile înregistrate în contabilitate trebuie să existe documente justificative corespunzătoare.

Verifică dacă documentele sunt disponibile și dacă au fost transmise contabilului.

În cazul unei firme care lucrează cu multe documente, este important să existe un sistem clar pentru transmiterea, verificarea și arhivarea acestora.

Lipsa unor documente poate crea probleme atunci când trebuie justificată o operațiune sau când contabilitatea firmei este verificată.

Un exemplu simplu: găsești un document pe care l-ai achitat din contul firmei, dar pe care contabilul nu ți l-a solicitat niciodată.

Acesta poate fi un semnal că documentele nu sunt verificate suficient de riguros.

Un contabil care urmărește atent documentele și tranzacțiile firmei ar trebui să observe existența unei plăți pentru care nu are document justificativ și să solicite clarificări sau documentele aferente.

De aceea, dacă găsești în mod repetat plăți în conturile firmei pentru care contabilul nu ți-a solicitat documentele justificative, merită să verifici cât de riguros este procesul de verificare a contabilității tale.

O contabilitate corectă nu înseamnă doar înregistrarea documentelor primite. Presupune și verificarea informațiilor disponibile și identificarea situațiilor în care lipsesc documente sau explicații.

7. Facturile emise și primite sunt înregistrate corect?

Compară, acolo unde este relevant, facturile emise și primite cu evidența contabilă.

Verifică dacă există:

• facturi emise care nu apar în contabilitate;
• facturi primite care nu au fost înregistrate;
• facturi stornate care nu au fost operate corect;
• documente înregistrate în perioade greșite.

Pentru firmele care emit și primesc un volum mare de facturi, reconcilierea periodică este importantă.

8. Știi cât profit a făcut firma?

Aceasta este una dintre cele mai importante întrebări.

Dacă întrebi „Cât profit am?” și primești doar un răspuns aproximativ, fără o explicație bazată pe datele contabile, ai nevoie de o imagine mai clară.

Trebuie să poți înțelege:

• cât a vândut firma;
• cât a cheltuit;
• ce profit a generat;
• ce taxe rezultă;
• cum a evoluat rezultatul față de perioadele anterioare.

Profitul contabil nu este același lucru cu banii disponibili în contul bancar. Cele două situații trebuie analizate separat.

9. Știi ce taxe urmează să plătești?

Un antreprenor ar trebui să știe din timp ce obligații fiscale urmează.

Nu este suficient să afli în ziua scadenței că trebuie să plătești o anumită sumă.

O bună organizare contabilă presupune să ai o imagine asupra obligațiilor fiscale și a termenelor de plată.

Acest lucru te ajută să îți gestionezi cash flow-ul și să eviți situațiile în care taxele devin o problemă de lichiditate.

10. Dividendele au fost calculate corect?

Dacă ai distribuit sau intenționezi să distribui dividende, trebuie verificată situația contabilă și fiscală înainte de efectuarea operațiunii.

Trebuie analizate rezultatele disponibile pentru distribuire, documentele societății, impozitul aferent și obligațiile declarative și de plată.

Nu este recomandat să stabilești suma dividendelor doar pe baza banilor existenți în cont.

11. Salariile și obligațiile aferente sunt corect evidențiate?

Dacă firma are angajați, verifică dacă:

• salariile sunt calculate corect;
• declarațiile aferente sunt depuse;
• taxele și contribuțiile sunt achitate;
• concediile și alte drepturi sunt evidențiate;
• informațiile din evidența de personal corespund cu situația contabilă.

Contabilitatea și administrarea personalului trebuie să fie corelate.

12. Ai primit explicații atunci când apar diferențe?

O contabilitate pusă la punct nu înseamnă că nu apar niciodată diferențe.

Pot exista situații care necesită verificare, corecții sau documente suplimentare.

Important este să știi ce s-a întâmplat și cum a fost rezolvat.

Dacă observi o diferență în balanță, în SPV, în soldurile clienților sau în situația taxelor, contabilul ar trebui să poată identifica sursa acesteia și să îți explice soluția.

Un test simplu pentru antreprenor

Ce faci dacă descoperi probleme?

Nu trebuie să presupui automat că firma de contabilitate a greșit.

Unele diferențe apar din documente lipsă, operațiuni nefinalizate, informații transmise cu întârziere sau situații care necesită clarificare.

Primul pas este să identifici problema și cauza ei.

O verificare contabilă poate analiza situația documentelor, balanțele, declarațiile fiscale, soldurile și obligațiile companiei.

În funcție de rezultate, pot fi necesare corecții, regularizări sau măsuri pentru organizarea contabilității curente.